15+ نصيحة حول كيفية تحسين مهارات الاتصال

الاتصال ينطوي على أكثر من مجرد تبادل المعلومات. لكي تكون متواصلاً فعالاً ، يجب أن تفهم جمهورك ، وتقيس نبرة صوتك ومستوى صوتك ، وتشاهد لغة جسدك ، وتطبق بعض مهارات الاتصال الأخرى. تشرح هذه المقالة ليس فقط ما يشكل اتصالاً فعالاً ، ولكنها تعرض أيضًا المهارات المطلوبة لتكون متواصلاً فعالاً.

جدول المحتويات

• 1 مهارات الاتصال الفعال الأساسية
  • 1.1 التخطيط والإعداد لما ستقوله
  • 1.2 اعرف جمهورك
  • 1.3 استخدام لغة الجسد بشكل فعال
  • 1.4 ضبط نغمة جيدة وتيرة التحدث
  • 1.5 الممارسة
• 2 مهارات الاستماع للتواصل الفعال
• 3 تصبح متواصلا فعالا جدا
  • 3.1 التعبير عن التقدير والثناء
  • 3.2 الاتصال بمستمعك (مستمعيك)
  • 3.3 كن إيجابيًا
  • 3.4 التركيز على النتيجة المرجوة
  • 3.5 تقديم الملاحظات وطلبها
  • 3.6 افترض أفضل النوايا
  • 3.7 المتابعة بعد اتصالك
• 4 الاتصال الكتابي الفعال
  • 4.1 حافظ على ملاحظات دقيقة
  • 4.2 جدولة ردودك
  • 4.3 قراءة والرد على الاتصال بأكمله
  • 4.4 تدقيق الإجابات من أجل تصحيح الإملاء والنحو
• 5 عوائق أمام الاتصال الفعال
  • 5.1 الوظائف ذات الصلة

تنطبق بعض مهارات الاتصال بين الأشخاص في جميع المواقف. البعض الآخر ينطبق فقط على حياتك المهنية أو في حياتك الشخصية. إذا كنت تواجه إحدى المشكلات التالية في العمل ، فربما تحتاج إلى تحسين مهارات الاتصال لديك.

• إيذاء مشاعر الآخرين
• كثيرا ما يساء فهمه
• مشاكل عندما يكون العمل الجماعي مطلوبًا
• عدم التقدم الوظيفي

غالبًا ما تسبب مهارات الاتصال الضعيفة مشاكل زوجية. قد ترغب في إجراء محادثات أفضل في حياتك الاجتماعية أو تحسين قدرتك على التواصل في العمل. مهما كانت احتياجات التواصل الفعال الخاصة بك ، ستساعدك المعلومات التالية على تحديد ما إذا كانت لديك مهارات اتصال فعالة وتحسين تلك التي تحدد أنها غير فعالة.

مهارات الاتصال الفعال الأساسية

سواء كنت تقوم بالتواصل بشكل فردي أو تقديم رسالة إلى مجموعة ، فهناك بعض مهارات الاتصال الفعالة الأساسية التي يمكن تطبيقها في كل موقف تحدث. تعرف على مهارات الاتصال الفعال التالية التي تمتلكها بالفعل وأضف تلك التي تفتقر إليها.

خطط وأعد ما ستقوله

خطط للعروض التقديمية الجماعية والمحادثات الشخصية مسبقًا. على الرغم من أن العرض التقديمي الذي يبدو تلقائيًا أمرًا مرغوبًا فيه ، فلا حرج في الاعتماد على النص إلى أن تطور هذه المهارة. إذا كان التواصل الفوري ضروريًا ، توقف وخذ لحظة للتفكير قبل أن تتحدث. عندما تنخرط في التواصل ، تحدث دائمًا بوضوح وصدق ، حيث ستكسب احترام كل من يستمع إليك.

فكر فيما يمكنك مشاركته في المحادثات الشخصية. تعمل القصص المضحكة دائمًا بشكل جيد ، خاصةً إذا كانت تتعلق بشيء حدث لك مؤخرًا. ابتعد عن الموضوعات المثيرة للجدل - السياسة والدين وما إلى ذلك - وتأكد من منح الشخص الآخر فرصة للتحدث. تعمل الأسئلة بشكل جيد ، فقط اجعلها خفيفة وغير شخصية نسبيًا.

تأكد من أنك تستخدم الكلمات التي تعرفها فقط. إذا كنت تكتب عرضًا تقديميًا ، فقم بمراجعة القواعد النحوية والإملائية قبل تقديمه. هدفك هو أن يفهمها جمهورك بسهولة.

اعرف جمهورك

ما تقوله وكيف تقوله يكون أكثر فاعلية إذا كان مصممًا للجمهور الذي تتحدث إليه. يجب عليك استخدام نبرة وأسلوب مختلفين في التواصل مع عائلتك ورئيسك في العمل وزملائك في العمل. تختلف المحادثات مع الأصدقاء والذين لا نعرفهم. يعرف المتصلون الفعالون كيفية الحفاظ على انتباه المستمعين واحترام وجهة نظرهم عند التحدث.

استخدم لغة الجسد بشكل فعال

حتى عندما لا تتحدث ، فأنت تتواصل باستمرار بلغة جسدك. إذا تعلمت استخدام لغة الجسد بشكل فعال وقراءة لغة الجسد للآخرين ، فستتمكن من التواصل. فمثلا:

• قلة الاتصال بالعين تظهر الإلهاء أو عدم الاهتمام.
• عادة ما يكون التنهد والتثاؤب علامات على الإرهاق العقلي أو الجسدي أو الملل.
• يشير عقد الذراعين أو النقر بالأقدام أو الأصابع إلى أنك أو المستمع غير مشارك في المحادثة أو أنه غاضب.

تشير هذه الإشارات غير اللفظية إلى أنك أو المستمع غير منفتح على التواصل المثمر.

استخدم لغة جسدك مثل تعابير الوجه والموقف وحركة الجسد للإضافة إلى محتوى رسالتك وتعزيز ما تقوله. يمكن أن تضيف إيماءة رأسك أو هزها معنى إلى المحتوى. بالإضافة إلى ذلك ، ضع في اعتبارك العمر والحالة العاطفية والخلفية الثقافية للمستمع (المستمعين).

ضبط نغمة جيدة وتيرة التحدث

استخدم مستوى صوت ونبرة مناسبين للتواصل الفعال. تحدث بصوت عالٍ بما يكفي عندما تخاطب مجموعة لتتم سماعك ، لكن اخفض مستوى الصوت في محادثة خاصة. يجب أن تعكس نبرة صوتك أيضًا المشاعر ؛ لا تتكلم في رتابة. يجب أن تختلف نبرتك باختلاف الأعمار ، وأحجام المجموعات ، وموضوعات الاتصال.

يعرف المتصلون الفعالون كيفية إيقاع خطابهم. تحدث بوضوح ، لفظ كل كلمة. إذا كنت بحاجة إلى القيام بذلك ، فتوقف مؤقتًا لتجميع أفكارك. تذكر أن الصمت ليس بالضرورة أمرًا سيئًا ؛ تريد أن تتحكم في ما تقوله.

ممارسة

أفضل طريقة لتحسين مهارات الاتصال لديك هي التدرب. اختر المواقف منخفضة المخاطر لممارسة المهارات التي تتعلمها حتى تشعر بالراحة مع مجموعة أكبر. تعتبر المواقف الاجتماعية التي لا تعرف فيها العديد من المشاركين مكانًا جيدًا للبدء. شاهد ردود أفعال المستمعين لتحديد مدى جودة استخدامك للتواصل الفعال. ستناقش الأقسام التالية أهمية مهارات الاستماع الجيدة للتواصل الفعال ومشاركة كيفية تطوير تلك المهارات.

مهارات الاستماع للتواصل الفعال

يدرك المتصلون الفعالون أن المحادثة تتضمن التحدث الفعال والاستماع. تعلم كيف تشارك في ما يقوله المتحدث من خلال تطوير المهارات التالية

• ركز تمامًا على المتحدث.
• افهم المشاعر التي يتم توصيلها.
• ابحث عن الإشارات غير اللفظية - نبرة الصوت ومستوى الصوت ولغة الجسد وما إلى ذلك.
• استفد من قدراتك الجسدية:
• استمع بأذنك اليمنى لتنشيط الجانب الأيسر من دماغك ، والذي يعالج الفهم العاطفي والكلامي.
• قف بشكل مستقيم مع ذقنك لأسفل لالتقاط الترددات العالية للكلام.
• قم بإمالة رأسك أو إمالتها نحو السماعة.
• لا تقاطع ، ولكن انتظر حتى ينتهي المتحدث من فكره.
• رد على ما يقال بالإيماءات والابتسامات والتعليقات القصيرة ، مثل 'حقًا؟' 'أرى' ، إلخ.

لا يتعين عليك الموافقة على كل ما يقوله الشخص. ومع ذلك ، فإنك تحتاج إلى إظهار الاحترام لآراء الآخرين. لا يقتصر الاستماع الفعال على الانتباه إلى ما يقال فحسب ، بل ينطوي على تنحية الأحكام جانبًا والاستجابة بشكل موضوعي لتواصل الآخرين. سننظر الآن في كيفية استجابة المحاور الفعال والعلاقات مع الآخرين.

أن تصبح متواصلا فعالا جدا

يعرف المتصلون الناجحون بشكل كبير كيفية الاستجابة بفعالية لتواصل الآخرين. إن القيام بذلك يساعد المرء على تكوين رابطة ، إن لم يكن مع المتصل ، بمحتوى رسالته. يتقدم المتصل الفعال حقًا إلى أبعد من ذلك ، ليس فقط في الحصول على أقصى استفادة من كل محادثة يشارك فيها ، ولكن أيضًا يوفر للمستمعين تجربة لا تُنسى. ستساعد النصائح التالية الشخص ليس فقط على التواصل الفعال ، ولكن أيضًا رائعًا!

التعبير عن التقدير والثناء

عندما تتحدث إلى مجموعة أو تشارك في محادثة مطولة ، عبر عن تقديرك للوقت الذي يمنحك فيه المستمع (المستمعون). بالإضافة إلى ذلك ، قم بالتعرف على أو التعليق على أو استكمال أي مدخلات يساهم بها المستمع (المستمعون). يساعد القيام بذلك على بناء علاقة ، وهي خاصية مهمة للتواصل الفعال.

الاتصال بمستمعك (مستمعيك)

يأخذ هذا المفهوم التعرف على جمهورك إلى مستوى جديد وأعلى. يمكن أن يوفر مكان المحادثة أو الخطاب والموضوع وحتى مظهر المستمعين أدلة تجعل من الممكن لك الاتصال على المستوى الشخصي. فقط تأكد من تجنب الموضوعات المثيرة للجدل مثل السياسة والدين.

كن إيجابيا

يعرف المتصلون الفعالون أهمية البقاء إيجابيين. لنفعل ذلك:

• تجنب السلبية أو الشكوى.
• شاهد اللغة للتأكد من عدم استخدام الكلمات أو العبارات الناقدة والهجومية.
• إذا كان لا بد من التعبير عن استيائك أو قلقك ، فافعل ذلك بكلمات لطيفة ومشجعة - تحدٍ ، لكنه ممكن.

ركز على النتيجة المرجوة

يعرف المتصل الفعال النتيجة التي يريدون تحقيقها قبل أن يبدأوا في التواصل. يساعدك القيام بذلك على البقاء في الموضوع وتغيير اتجاه المحادثة ، إذا لزم الأمر. حدد ما ترغب في تحقيقه قبل أن تبدأ الحديث. على سبيل المثال ، هل أنت:

• نقل الحقائق
• الحاجة إلى حل الصراع
• طلب المشورة
• الترابط الاجتماعي

تحدد النتيجة التي ترغب في تحقيقها تدفق ومحتوى المحادثة.

إعطاء الملاحظات وطلبها

يساعد طلب المدخلات والتعليقات على تأكيد التواصل الناجح ، من خلال إخبارك بأنك قد سمعت وفهمت. استخدم أسئلة وعبارات مثل:

• إذن ، لقد وافقت على. . .
• يبدو أنك تقول. . .
• ماذا تقصد بذلك . . .؟
• هل أفهمك بشكل صحيح؟

إن توضيح المستمع يرتبط بما تقوله أمر ضروري للتواصل الفعال. يمكنك أيضًا تكرار الكلمات القليلة الأخيرة للشخص الآخر للبقاء على اتصال وتأكيد أنك تستمع.

افترض أفضل النوايا

في بعض الأحيان يكون من الصعب تحديد النغمة المقصودة لتواصل شخص ما. على افتراض حسن نية المتحدثين والمستمعين تجنب الغضب والعداوة. هذا مهم بشكل خاص مع الاتصال الكتابي ، حيث لا يمكنك تقييم الإشارات غير اللفظية. إذا كنت تعتقد أن الاتصال مصمم لإثارة غضبك أو مضايقتك ، فمن الأفضل أن ترد بفهم ولطف. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك طلب توضيح دوافع المتحدث ونية الاتصال.

المتابعة بعد اتصالك

يعرف المتصل الرائع أهمية المتابعة بعد عرض تقديمي أو محادثة. في نهاية أي اتصال ، قم بتوضيح الإجراءات المستقبلية والمساءلة. هذا يتضمن:

• تقييم الردود
• تأكيد المواعيد النهائية
• توضيح المسؤوليات
• تحديد التوقعات

أنهِ محادثتك معربًا عن التقدير ، بابتسامة وكلمة طيبة ، إذا كانت مناسبة ومناسبة. القيام بذلك يفتح الباب للتواصل الفعال مع المستمع (المستمعين) في المستقبل.

التواصل الكتابي الفعال

حافظ على ملاحظات دقيقة

يعرف المتصلون الفعالون مخاطر عدم تدوين الأشياء. بغض النظر عن مدى روعتك في ذاكرتك ، فهناك احتمال أن تنسى النقاط البارزة بعد التحدث أو الاستماع إلى الآخرين. إذا كان التفكير في استخدام القلم والورق يجعلك ترتجف ، أرسل لنفسك رسالة نصية أو احتفظ بملاحظات إلكترونية. تذكر أن تضيف تاريخ المحادثة ومن كانت معه.

جدولة ردودك

الرد في أسرع وقت ممكن على الرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني والهاتف والرسائل المكتوبة. يجد العديد من الأشخاص أنه من الملائم تخصيص وقت محدد من اليوم للرد على جميع الاتصالات في وقت واحد. قد يفعل الآخرون ذلك كل ساعتين إلى ثلاث ساعات. اختر الجدول الذي يناسبك والتزم به. القيام بذلك يسهل على من تتواصل معهم بانتظام معرفة متى يتوقعون ردك.

قراءة والرد على الاتصال بأكمله

تجنب القراءة أو الاستماع إلى جزء فقط من الاتصال ، حيث ينتج عن ذلك سوء تفسير وردود يساء فهمها. بالإضافة إلى ذلك ، يتطلب الأمر وقتًا إضافيًا لإزالة المشكلات الناتجة عن عدم كفاية قراءة الاتصال الكتابي. يجب أن تكون ردودك واضحة وموجزة وأن تتكون من قوائم مرقمة ونقاط حسب الاقتضاء. الفهم الواضح المستمد من القراءة الكاملة ، جنبًا إلى جنب مع الاستجابة السريعة والواضحة والموجزة يتجنب سوء الفهم والظهور غير المهني.

تحقق من الإجابات من أجل تصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية

عند إنشاء رسالة أو رد مكتوب ، اقرأ بعناية ما كتبته ، وافحص الأخطاء الإملائية والنحوية. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن رسالتك تنقل بوضوح ما تريد قوله بدقة. لن تحقق الوثيقة المكتوبة بشكل سيئ هدفك في أن تكون متواصلاً فعالاً.

الحواجز التي تحول دون الاتصال الفعال

هناك بعض العوائق التي تحول دون التواصل الفعال بين الأشخاص والتي يجب على المرء أن يدركها ويتجنبها. ضع في اعتبارك ما يلي:

• إلتهاء . ضع هاتفك الخلوي بعيدًا. إذا لزم الأمر ، انتقل إلى مكان أهدأ.
• مواد تعبئة محادثة غير ضرورية . إن قول 'أم' أو 'أنت تعرف' أو 'أوه' بشكل متكرر طوال المحادثة يدمر اهتمام المستمع.
• عدم التعاطف . يمكن للمستمعين تحديد ما إذا كنت تفتقر إلى التعاطف وتفقد كلماتك أهميتها بالنسبة لهم.
• فقدان ضبط النفس . إذا كان جزء من المحادثة يغضبك ، ولا يمكنك الحفاظ على ضبط النفس ، خذ قسطًا من الراحة إذا لزم الأمر لتهدأ.
• ضغط عصبى . مشاعر التوتر تمنع التواصل الفعال. قد يكون التوتر ناتجًا عن العصبية عند التقديم أمام مجموعة كبيرة أو التحدث إلى شخص لا تعرفه. تنفس بعمق واجمع أفكارك واستمر عندما تكون مسترخيًا.

تساعد مهارات الاتصال الجيدة الفرد في حياته الشخصية والمهنية. تعمل مهارات الاتصال الفعال على تحسين قدراتك على التفاعل بشكل أكثر احترافًا مع الآخرين. يمكن تعلم وتحسين مهارات الاتصال اللفظي والكتابي. سيؤدي اتباع المعلومات والنصائح الواردة في هذه المقالة إلى تحسين مهارات الاتصال الشخصية المكتوبة والمحادثة في كل من المواقف التجارية والاجتماعية. ذلك يكون من الممكن تعلم كيفية التواصل بشكل فعال.